Agent de gestion administrative

Date
15-05-2024
Référence
31650
Direction
DGS - DIRECTION PROSPECTIVE ET CONSEIL DE DEVELOPPEMENT
Contrat
Fonctionnaire et Contractuel
Localisation
Marseille
Filière
Administrative
Catégorie
C
Cadre d'emploi
ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT.
Date limite de candidature
16-06-2024

Contexte du recrutement et définition de poste

Pour la Direction Prospective et Conseil de développement, la Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un.e agent de gestion administrative pour assurer le suivi des relations avec les membres du Conseil de développement et l’organisation logistique des séances. Le Conseil de développement de la Métropole réunit des représentants des milieux économiques, sociaux, culturels et associatifs du territoire et apporte aux élus, l’éclairage de la société civile sur les politiques métropolitaines d’aménagement, de mobilité, de développement économique et durable, d’amélioration du cadre de vie, d’habitat, de politique de la ville, de culture.

Rattaché.e au Chef de mission Conseil de développement, l’agent de gestion administrative assure les principales activités suivantes : 

  • Accueil physique et téléphonique du Président, des membres du Bureau et des membres du Conseil de Développement, relation avec les animateurs des groupes de travail et les membres des quatre collèges,
  • Suivi administratif et logistique de l’ensemble des rencontres (invitations, ordre du jour, réservation de salles, dossiers documentaires à distribuer en séance, accueil des membres, diffusion des comptes rendus de séance...),
  • Suivi des réponses aux questions/demandes des membres (appels téléphoniques, mails…), diffusion de l’information et des documents,
  • Mise en forme des productions du Conseil de développement et rédaction de comptes rendus de réunions de service,
  • Gestion de la base de données des membres du Conseil de développement (suivi, actualisation des contacts...),
  • Ponctuellement, gestion des frais de déplacements des membres du Conseil de développement.

Profil recherché

Issu.e d'une formation en secrétariat/gestion, vous disposez d'une expérience sur un poste d’assistanat administratif avec idéalement une connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales (instances, interlocuteurs, circuit de décision).

Vous maîtrisez les techniques administratives (prise de notes, mise en forme de documents, planning de réunion…), d’expression écrite et orale et les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, logiciel Airmess).

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles, votre rigueur et précision dans l’exercice de vos missions.

Votre sens de l’organisation, votre capacité à gérer les priorités, à hiérarchiser les informations à transmettre et à vous organiser en toute autonomie seront autant d’atouts pour une intégration réussie.

Information(s) complémentaire(s)

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Plus d’informations sur le recrutement à la Métropole Aix-Marseille-Provence

Des conditions de travail attractives

  • Titres restaurant d'une valeur faciale de 9,85€ (après un mois de carence)
  • Télétravail possible selon les missions
  • Participation à la mutuelle et/ou la prévoyance labellisées / aux frais de transports / au Pass métropolitain
  • Accès aux prestations délivrées par M+ : la Régie Métropolitaine d'action sociale
  • Cadre de travail lumineux et agréable / Nombreux services disponibles au sein de la Tour : conciergerie, crèche, restaurant inter-entreprises, etc.
  • Rémunération composée du traitement de base indiciaire lié au grade + prime(s) liée(s) à la fonction et à l'expérience acquise + prime de fin d'année

Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique).

Une prise de contact ou l’envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.