Agent d'accueil

Date
26-06-2024
Référence
31239
Direction
DIRECTION GÉNÉRALE DÉLÉGUÉE DÉVELOPPEMENT ECONOMIQUE, INNOVATION, ATTRACTIVITÉ ET RELATIONS INTERNATIONALES
Contrat
Contractuel non permanent
Localisation
Miramas
Filière
Administrative
Catégorie
C
Cadre d'emploi
ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT.
Date limite de candidature
31-07-2024

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction Développement des Entreprises, 

Vous avez pour missions d’assurer l'accueil ainsi que diverses tâches administratives. Vous assurez le bon fonctionnement de la pépinière d'entreprises.

Vous assurez les principales activités suivantes : 

Accueil:

-         Accueillir les clients / fournisseurs : renseignements - prise de rendez-vous - remise de documents d'information

-         Accueillir les intervenants : prospects, chefs d'entreprise…

-         Faire visiter les locaux disponibles en l'absence du responsable

-         Assurer l’accueil et la permanence téléphonique (prise de messages et transmission)

-         Réceptionner les marchandises sur place en l'absence du chef d'entreprise

-         Noter et transmettre les réclamations des résidents et en assurer le suivi

-         Participer aux relances téléphoniques des entreprises de la pépinière et de la zone d'activités

-         Participer à l'accueil, l'organisation et la logistique des animations

-         Assurer l'accueil et la permanence dans les 3 pépinières en cas d'absence d'un autre agent

 

Travaux administratifs:

-         Réaliser tous les travaux de secrétariat : saisie de documents, mailing, télé prospection, phoning, scanner, relier, photocopier

-         Gérer le planning de réservation de la salle de réunion et du vidéoprojecteur

-         Tenir à jour les différents documents de travail (fiches d'enregistrements des différentes prestations de service: reliure, affranchissement, planning salle de réunion)

-         Mettre à jour les différents tableaux : états trimestriels et récapitulatif annuel

-         Gérer le stock des fournitures de bureau

-         Transmettre les besoins en fournitures administratives à la pépinière d’Istres

-         Transmettre les chèques de règlement des loyers au responsable (après les avoir enregistrés)

-         Archiver les documents de travail

 

Référent matériel et bâtiment :

-         Veiller au bon fonctionnement des appareils mis à disposition (photocopieur, machine à boissons...) : dépannage simple ou en relation avec l'entreprise de maintenance

-         Vérifier l'approvisionnement en fournitures nécessaires au bon fonctionnement : toner, papier…

-         Veiller au bon état des bâtiments (Problème d'éclairage, fuite d'eau…) et en informer le service Administratif

-         Gestion des clés du bâtiment (bureaux, boîtes aux lettres, etc…)

-         Préparer les états des lieux entrants/sortants : préparer les trousseaux de clefs, pré-contrôler le mobilier et les locaux lors de l'arrivée ou de la sortie d'une entreprise au sein de la pépinière

Profil recherché

Vous disposez d’une solide expérience dans le domaine du secrétariat.

Dynamique et discret.e, vous êtes à l’aise dans des tâches d’accueil physique et téléphonique.

Vous maîtrisez les logiciels Word, Excel, Power Point et l’outil Internet.

Information(s) complémentaire(s)

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Plus d’informations sur le recrutement à la Métropole Aix-Marseille-Provence

Des conditions de travail attractives :

  • Titres restaurant d'une valeur faciale de 9,85€ (après un mois de carence)
  • Participation à la mutuelle et/ou la prévoyance labellisées / aux frais de transports / au Pass métropolitain
  • Accès aux prestations délivrées par M+ : la Régie Métropolitaine d'action sociale
  • Cadre de travail lumineux et agréable
  • Rémunération composée du traitement de base indiciaire lié au grade + prime(s) liée(s) à la fonction et à l'expérience acquise + prime de fin d'année

Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)

Poste ouvert aux contractuels, basé à Miramas.

Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à dgd-deveco-pole.src@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contacté.e.

Une prise de contact ou l’envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.