Agent d'accueil F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

La Métropole d'Aix-Marseille-Provence pilote des politiques publiques innovantes au service de ses habitants. Son action couvre des secteurs clés tels que la mobilité durable, la transition écologique, l'aménagement urbain, la solidarité sociale, la protection des plus vulnérables ainsi que le développement économique, culturel et numérique.

Elle est la plus vaste Métropole de France, regroupant 92 communes et un peu moins de 9000 agents engagés. Rejoignez-nous et contribuer à façonner l'avenir de notre collectivité dynamique et innovante !

Au sein de la Direction Relations aux publics, rattachée à la Direction Générale Déléguée Appui et Services, la Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un agent d'accueil. 

Vous avez pour mission d'accueillir, renseigner et orienter les publics : usagers, agents et élus sur les sites métropolitains par téléphone ou par courrier. Vous participez de manière générale à toutes les missions liées à l’activité accueils et relations aux publics .

Vous assurez les principales activités suivantes :

• Accueillir physiquement et par téléphone les usagers, les recevoir et s’enquérir de leur demande.
• Valoriser les lieux d’accueil et espaces de convivialité: préparer et remettre en état les salles de réunions et autres espaces de convivialité pour accueillir les participants (mise en place technique et informatique, mise en place de zones de convivialité).
• Mettre en relation les personnes concernées par un même événement (organisateurs, participants, prestataires, techniciens) selon les besoins et assurer une présence lors des évènements organisés sur site
• Renseigner et orienter le public:  informer, renseigner ou orienter les usagers vers les services compétents. Accompagner les usagers dans l’utilisation des services en ligne de la Métropole
• Gérer et afficher des informations: gestion du planning des salles de réunion,  aide au contrôle, à l’actualisation et au rangement des informations mises à disposition des usagers dans l’espace accueil en tenant compte des préconisations des services demandeurs et participer à l’animation de cet espace. 
• Veiller au bon affichage dans le bâtiment et en extérieur et accompagner les usagers dans le cadre des enquêtes publiques et des documents d’urbanisme
• Assurer la logistique et la maintenance de certaines fournitures ou des matériels à disposition (gestions des stocks, gestion et entretien de certains équipements...)
• Assurer certaines tâches administratives liées à l’activité du service accueil et courrier (remise de clefs des véhicules du pool, réceptionner les plis d’huissier et appliquer le protocole spécifique dédié, réception et gestion des courriers papier et colis...)

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Profil recherché

Vous disposez d'une expérience significative sur un poste d'accueil.

Vous êtes doté de réelles qualités relationnelles et d'écoute et disposez d'un bon esprit d'équipe.

Vous maitrisez la communication orale et les relations quotidiennes avec le public et le protocole.

Vous maitrisez le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet.

Vous disposez de très bonnes connaissances de l'environnement institutionnel ( maitrise des organigrammes, missions des directions et services) et avez le sens du service public.

Vous avez de bonnes compétences en  bureautique courante (Word, Excel).

Permis B obligatoire. Déplacements à prévoir sur l'ensemble du territoire métropolitain.

Amplitude horaire variable en fonction des événements. Travail les week-end et jours fériés possible.