Assistant manager F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein du Pôle Transition Ecologique et Energétique, vos missions viserons à apporter une aide permanente au Directeur de Pôle en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers ; de l'assister pour l’ensemble des démarches administratives, organisationnelles ; mais également de participer à l’organisation et à la coordination administrative du Pôle. Apporter un soutien administratif, organisationnel et logistique, collaborer aux activités et sujets de son périmètre, prendre en charge certains dossiers et en assurer le traitement.

Vos missions au quotidien  :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,

• Gérer l’agenda du Directeur de Pôle, organiser et ajuster les emplois du temps de l’ensemble des directions de pôle par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc…), organiser les réunions (programmation, convocations, réservations des salles),

• Coordonner la diffusion des informations et coordonner les retours,

• Rédiger les comptes rendus de réunions du Pôle et assurer leur transmission, classement,

• Gérer et traiter le courrier (logiciel AIRMESS et hors AIRMESS), vérifier les courriers présentés à la signature de la hiérarchie, gérer les parapheurs,

• Organiser, classer et archiver les dossiers du Directeur de Pôle,

• Assurer la transversalité entre les services et coordonner les productions des directions,

• Contrôler le respect des procédures internes à l’institution avant de soumettre à la validation du directeur de pôle,

• Prioriser et hiérarchiser les urgences,

• Proposer méthode et processus pour faciliter le fonctionnement des équipes du Pôle en matière d’administration,

• Participer à l’amélioration des procédures du pôle.

Profil recherché

 Vous relevez du cadre d'emploi d'adjoint administratif territorial ou de celui de rédacteur territorial.

Doté d'aisance relationnelle, vous faîtes preuve d'autonomie et de discrétion. Réactif et organisé, vous savez répondre aux urgences et résister aux périodes de tension. Vous êtes reconnu pour votre professionnalisme et votre implication.

Compétences métiers attendues :

• Connaissance statutaire des institutions, 
• Connaissance des procédures administratives,
• Aptitude à la priorisation des urgences et des missions,
• Maîtrise des logiciels dédiés aux activités, des outils de gestion de base de données.

Compétences comportementales attendues :

• Bonne expression orale/écrite,
• Autonomie,
• Capacité d'adaptation,
• Curiosité d'esprit,
• Esprit d'équipe,
• Sens de l'organisation,
• Capacité de synthèse et d'analyse,
• Capacité rédactionnelle et de mise en forme,
• Rigueur,
• Capacité d’analyse,
• Rapidité d’exécution,
• Ecoute et discrétion.

Compétences transversales attendues :

• Connaître et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
• Aptitude à la communication orale
• Capacités rédactionnelles
• Maîtriser l’outil informatique et les applications DECADE, AIRMESS…
• Savoir- faire en matière d’échanges avec les élus.