Assistant de direction F/H

La Métropole d'Aix-Marseille-Provence pilote des politiques publiques innovantes au service de ses habitants. Son action couvre des secteurs clés tels que la mobilité durable, la transition écologique, l'aménagement urbain, la solidarité sociale, la protection des plus vulnérables ainsi que le développement économique, culturel et numérique. ​

Elle est la plus vaste Métropole de France, regroupant 92 communes et un peu moins de 9000 agents engagés. Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de notre collectivité dynamique et innovant !

Au sein de la Direction Moyens Techniques, rattachée au Pôle Technique de la Direction Générale Déléguée Appui et Services, la Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un Assistant de Direction.

Vous avez pour mission d'apporter un soutien administratif, organisationnel et logistique à une direction ou une direction de Pôle. Vous assistez le Directeur dans la gestion, le suivi et l'organisation de ses missions. Positionné de manière transversale, l'assistant de direction a vocation à travailler en binôme, en interaction forte avec les services de la Direction.

Vous assurez les principales activités suivantes :

Assister le Directeur dans la gestion, le suivi et l’organisation des activités de la Direction :

• Assurer la gestion, le suivi et la coordination administrative des affaires transverses et dossiers réservés
• Compiler et centraliser les indicateurs d’activité et de performance afin de garantir l’efficacité des services
• Pré-analyser des indicateurs
• Participer au suivi des solutions correctives (process de travail, procédures) en vue d’une amélioration continue de l’activité de la direction
• Elaborer les comptes-rendus de réunion et assurer le suivi des actions définies.

Assurer l’interface avec les Services :

• Collecter, analyser et relayer l’information relative au fonctionnement de la direction
• Assurer les actions de communication internes au sein de la direction
• Participer à la mise en place d’outils génériques ou collaboratifs au sein du secrétariat
• Assurer une veille informationnelle et technique en adéquation avec les dossiers en cours.

Assurer le suivi des applicatifs métiers (SIP2, ASTECH …)

Être le référent RH (SATURNE) des agents de la direction

Assurer le suivi administratif des éléments variables de paie

Assurer l'accueil physique et téléphonique, la distribution des tickets restaurants, la gestion des commandes de consommables, participer à l'organisation et la mise en place d'actions de communication

D'autres missions pourront également vous êtres confiées.

Poste en remplacement d'un agent absent

Vous disposez de bonnes connaissances de l'environnement des collectivités territoriales et idéalement du fonctionnement de l'Institution.

Vous maitrisez les normes, techniques et outils de secrétariat

Vous maîtrisez l’orthographe et détenez de bonnes capacités rédactionnelles

Vous savez évaluer les urgences et gérer les situations délicates

Vous êtes autonome, méthodique et rigoureux

Vous avez le sens du travail en équipe et de bonnes qualités relationnelles.

Neutralité, discrétion et confidentialité sont également des qualités requises pour ce poste.