Assistant.e de direction

Date
24-05-2024
Référence
PACV-2023-149 / 33304 / Périmètre C
Direction
PÔLE AMÉLIORATION DU CADRE DE VIE
Contrat
Fonctionnaire et Contractuel
Localisation
Aubagne
Filière
Administrative
Catégorie
B ou C
Cadre d'emploi
ADJOINTS ADMINISTRATIFS ET REDACTEURS TERRITORIAUX
Date limite de candidature
24-06-2024

Contexte du recrutement et définition de poste

La Métropole recrute un.e assistant.e de direction au sein de la Direction Ressources Cadre de Vie.

 

Vous avez pour missions de :

Être un appui organisationnel de la directrice ressources du pôle Amélioration du Cadre de Vie.

Être une ressource administrative pour la direction ressources du pôle ACV.

Être au contact et l’interlocuteur des partenaires internes et externes de la Métropole et les partenaires externes à la Métropole, ainsi que des services et des directions du pôle.

 

Vous assurez les principales activités suivantes : 

Secrétariat directrice ressources pôle ACV :

Assister la directrice ressources sur des missions de secrétariat :

Gérer l’agenda, organiser des rendez-vous, gérer des conflits d’agenda, priorisation des rdvs.

Etre un appui logistique.

Répondre aux appels téléphoniques.

Gérer la boîte Airmess par délégation (attribution, visa, signature selon process établi, chaine de vis, modèle…).

Préparer de support de présentation pour les dossiers pilotés par la directrice.

Rappeler des délais à tenir, tenue du planning.

Missions Assemblées :

Gérer des assemblées au niveau du pôle ACV – Dépôt des actes dans l’outil informatique (GDelib).

Préparer des dossiers dématérialisés et des peignages.

Recenser, relire et vérifier des différents actes des assemblées (délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, décisions…).

Diffuser et rappeler des outils de suivi et de gestion des assemblées (rétro planning, notes de procédure, guides …).

Elaborer des projets de délibération : concernant la direction.

Missions Ressources Humaines :

Assister la directrice et les directeurs du pôle dans la préparation des rapports au CST (rédaction, mise à jour, concertation…).

Assister la directrice dans les campagnes RH (Recensement Apprentis, Stagiaires, Déclaration des HS, EVP, LDG, CIA…).

Assister la directrice dans le pilotage des demandes RH, des projets transversaux et dans le suivi des situations.

Missions transversales :

Assister la direction dans la préparation des présentations, dossiers complexes.

Tenir des statistiques.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs.trices territoriaux et adjoints.tes administratifs.ves territoriaux.

Vous avez la capacité de synthèse et de rédaction.

Vous maîtrisez l’environnement administratif, juridique et financier d’une collectivité.

Vous appréhenderez l'outil informatique et internet.

Information(s) complémentaire(s)

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Plus d’informations sur le recrutement à la Métropole Aix-Marseille-Provence

Des conditions de travail attractives 

  • Titres restaurant d'une valeur faciale de 9,85€ (après un mois de carence)
  • Télétravail possible selon les missions
  • Participation à la mutuelle et/ou la prévoyance labellisées / aux frais de transports / au Pass métropolitain
  • Accès aux prestations délivrées par M+ : la Régie Métropolitaine d'action sociale
  • Cadre de travail lumineux et agréable / Nombreux services disponibles au sein de la Tour : conciergerie, crèche, restaurant inter-entreprises, etc.
  • Rémunération composée du traitement de base indiciaire lié au grade + prime(s) liée(s) à la fonction et à l'expérience acquise + prime de fin d'année

Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)

Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à recrutement-pacv@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contacté(e).

Une prise de contact ou l’envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.